「会議は長時間行われる」など、その内容や長さ無駄を感じる人はたくさんいるでしょう。
そこで、会議の平均的な時間と、有益な会議にするための工夫についてご紹介します。

会議ではたくさんの人が一度に集まるケースがあります。これは特に無駄な会議と思われやすい状況です。
会議の最初のほうで用事を済ませたのに最後まで付き合わなければいけない人がいたり、会議の終盤まで出番がまったくなかったりする人もいるでしょう。
さらに、特に決定権がなく関わりの浅い人まで強制的に会議に参加させられるという状況は多いです。
これでは会議に意味を見出すことができない人が増えるのも仕方のないことです。

会議の中には参加して初めてそこで扱われる議題やテーマを知るというケースがあります。
これでは事前に準備をすることができず、困惑した状態で議論が始まることになるでしょう。
建設的な議論をすることもできず、最終的に何も意見がまとまらなければ、今までの時間はすべて無駄だったと感じる人が出てきます。
また、会議が進んでも議題がよくわからないというケースもあります。
会議を主催した人が目的意識をはっきり持っていない場合、議題の曖昧な会議が行われるケースがよくあるのです。このような会議も無駄と感じる人が多いでしょう。

報告や連絡をするためだけの会議ならメールで十分と感じる人は多いでしょう。
会議に集まってもひたすら報告や連絡を聞くだけで、その後は特に議論をするわけでもないという会議があるのです。

会議の中にはどのくらいの時間行われるのか事前に決まっていないケースがあります。
このような会議はダラダラと続き、集中力が途切れてしまって、建設的な議論ができないことが多いです。
会議そのものに嫌気が差してしまうということにもなりかねません。
報告を受ける側にとっては、貴重な時間を割いて会議に参加したのに、メールで十分な情報しか得られません。
残念ながら、時間を大きく無駄にしたと考えるでしょう。

まず、一般的に会議はどのくらいの時間行われているのでしょうか。
ある調査によれば、会議1回あたりの平均時間は60分程度とされています。
これはあくまでも平均であり、実際には会議が2～3時間に及ぶこともあります。
また、短い場合だと30分もかからずに終わるというケースもあるでしょう。
それでも、日本の多くの会社では1回の会議に1時間以上も時間をかけている計算になります。

一般的な会議の流れとしては、まず最初にそれぞれの報告や連絡を行います。
そうすることで参加したメンバーで情報を共有することができます。
次に問題提起をしていきます。問題を発見して、それについてさまざまな意見やアイデアを出し合う段階です。
あらゆる視点から自由に意見を出していくことが求められます。
そして、最終段階として合意形成などの意思決定をします。これこそが会議の目的といえます。

基本的には最初の報告と最後の合意形成にはあまり時間をかけないほうがよいでしょう。
意見を出し合う段階に多くの時間を割くとよいです。もし会議を40分に設定するのであれば、報告と合意形成に10分かけて、残りの20分でアイデアの出し合いをします。
そうすれば、質の高い会議を実現することができます。重要な部分により多くの時間を使うようにすることが大切です。

必要のない人まで参加させてしまうと、会議に意義を感じない人が増えてしまい無駄となります。本当にその会議に参加するべき役割のある人のみを厳選しましょう。
念のため参加してもらいたいという程度の人については、会議が終わったあとに議事録をチェックしてもらうといった対処ができます。
このような対処を考慮に入れることで会議に参加させる人数を大幅に減らすことができるでしょう。
基本的に会議の参加人数は多くても5，6人程度がよいと考えてください。
これよりも人数が増えてしまうと役割のない人が増えてしまい、発言の機会も与えられずに無駄な時間を過ごすことになりがちです。

会議は事前準備をすることによって有意義な時間にできます。
会議に参加した段階で初めて資料を渡されてテーマを知らされるというやり方は、時間の無駄です。それでは会議が長引いてしまうことになるでしょう。
そこで、事前に会議の参加者には資料を渡しておいて、会議ではどのようなテーマで議論をするべきなのか伝えておきます。その会議を行う目的についても納得させておきましょう。それぞれが事前に資料を確認しておき、意見やアイデアを持った状態で会議に参加してもらうのです。
そうすれば、すぐに本題に入ることができるため、無駄な時間を短縮できます。会議の中でテーマを確認したり意見を考えたりするといった時間をつくらないことが大切です。

会議を効率良く進めるためには司会進行が欠かせません。あらかじめ司会進行を務めるものを決めておきましょう。
会議の最初に司会進行から会議の目的とゴールについて宣言してもらいます。そして、あらかじめ考えておいた時間配分にしたがって司会が中心となって会議を進めていきます。
もし話が脱線したり、盛り上がりすぎたりしたときには、司会がその話題を断ち切って次の話題に進めるといった配慮をすることが大切です。
会議の最後には司会のほうで結論をまとめましょう。司会進行が会議の進め方をコントロールすることによって、無駄な時間が長くなることも防げます。

他でも多々、会議のミニマム化はイヤと言う程、述べられてきています。
「質の良い会議」とは、上記の　参加メンバーを集約する、資料は事前に渡しておく、進行役を重視する当たり前の事ですが、なかなか出来ていない事です。
世間には色々な会議を行う会社・団体がありますが、幾つかある会議室の１つに、スタンディングで行うところも増えてきています。立って行う会議ですと、１時間も２時間も続くとツライものになるでしょう。
そうすると３０分程度で終了しよう、その為には事前に資料を配布しておこう、会議スケジュールを明確にしておこう、進行を妨げないようにしよう、との認識が生まれます。